[Reflection] Học tập suốt đời: Tài liệu hóa quy trình

[Phản ánh của tôi] Ở lớp tranh biện cho người đã đi làm, tôi gợi ý mỗi người nên bắt đầu “nuôi” nhật ký học tập. Đó là nơi người học phản ánh lại những gì họ đã biết, muốn biết thêm và học mới. Người học tập trưởng thành là người hiểu vì sao cuốn sổ này quan trọng. Đó là người biết cách tài liệu hóa quy trình, hay nói một cách khác, gói cuộc sống lại dưới lăng kính giá trị của riêng mình.

Tại sao cần tài liệu hóa quy trình?

  • Quy trình cần được quan tâm đúng với vị trí của nó. Bạn có thể kiểm soát đầu vào (input) hay dự tính trước đầu ra (output) – nhưng đó vẫn là câu chuyện trước và sau. Cái chúng ta đang có ở hiện tại chính là quy trình, giúp trả lời câu hỏi quan trọng nhất Như thế nào. Xin lưu ý rằng, tôi đang nói về bất kỳ hoạt động nào của chúng ta trong cuộc sống hàng ngày: từ việc nấu ăn, viết sách cho đến thực hiện một dự án ở doanh nghiệp của bạn. Tập trung chú ý vào quy trình giúp phát triển nhiều thái độ và khả năng: cảm thông, cởi mở, chủ động, linh hoạt, thay đổi, thích ứng, sáng tạo, hợp tác. Trong thế giới đầy cơ hội và thách thức như hiện nay, đó dường như là vũ khí của từng cá nhân, nhóm hay dân tộc.
  • Giúp ghi nhớ. Hàng ngày chúng ta điên đảo với một thứ được gọi là thông tin, từ báo chí, sách vở, các câu chuyện đời thường được kể lại hay qua quan sát cá nhân. Chúng ta không bao giờ biết thông tin nào là cần thiết hơn thông tin nào, mặc dù mỗi người lựa chọn thông tin dựa trên ưu tiên nhất định. Tài liệu hóa quy trình là một bước sử dụng các bộ phận khác của cơ thể con người để hỗ trợ bộ não trong việc thu thập và ghi nhớ thông tin (tạm chưa nói đến việc xử lý thông tin!). Ai cũng có từng ấy bộ phận, nhưng cách chúng ta tài liệu hóa quy trình lại mang tính cá nhân rất cao.
  • Tập trung và tư duy. Nếu bạn là người sợ họp hành thì tài liệu hóa quy trình là một cách để thấy những cuộc họp rất thú vị. (xem thêm bài viết khác của tôi ở đây về làm thế nào để tận hưởng việc họp hành) Thay vì phải nhìn vào mặt lão sếp khó tính hay anh bạn đồng nghiệp cạu quọ vì chuyện gia đình, việc quan sát những gì đang diễn ra nhằm phục vụ cho việc tài liệu hóa quy trình giữ cho bạn tập trung và không ngáp ngủ. Hơn nữa, khi tập trung tìm kiếm những “crash” (tạm hiểu là xung đột nảy sinh khi đưa ra các luận điểm khác nhau) diễn ra khi rất nhiều thông tin được gửi đến, bạn tư duy. Một công và rất nhiều việc!
  • Tư duy mới. Việc sử dụng nhiều phương pháp khác nhau đồng thời giúp bạn tư duy ở nhiều cấp độ về cùng một vấn đề hay công việc cụ thể. Bạn có thể không chỉ tập trung quan sát những xung đột, mà còn ghi chép lại – thì chính quá trình tư duy để viết thành văn bản giữ cho bạn không ngừng vận động bộ não. Vấn đề ngày càng được nhìn nhận sâu hơn và rõ ràng hơn, thoát khỏi những phán xét của người học.
  • Sửa đổi ngay lập tức những sai sót có thể. Điều này rất tuyệt vời – sau từng buổi dạy tôi đều học được thêm những điều mà tôi làm chưa tốt và có thể sửa chữa ngay trong buổi học tiếp theo. Còn nếu tôi không thử ngồi xuống, quan sát và ghi chép lại những gì vừa diễn ra, những sai lầm vẫn còn có khả năng tái diễn!
  • Quản trị tri thức. Đến đây cấp độ của tài liệu hóa quy trình đã vượt ra khỏi khuôn khổ cá nhân để tiến đến cấp nhóm và xã hội. Tri thức là một dạng thông tin đặc biệt, nó chỉ là tri thức khi được quản lý và chuyển giao. Nếu làm được điều này, bạn sẽ trở nên nhàn hạ và thảnh thơi hơn rất nhiều – chúng ta không cần làm rất nhiều việc. Hãy chọn một số việc thích nhất và ưu tiên nhất, thực hiện, mắc sai lầm, tài liệu hóa quy trình đó và chia sẻ. Đó là cách học hiệu quả nhất.

Tôi đã làm thế nào?

  • Vật bất ly thân: giấy và bút. Vật quan trọng thứ nhì là máy ghi âm. Bạn đã bao giờ xem một bộ phim hình sự và thấy bác sỹ khám nghiêm tử thi dùng máy ghi âm chưa? Một điều thú vị là bạn sẽ có cơ hội nghe lại chính giọng nói của mình!
  • Sử dụng tối đa các giác quan. Để nhìn, nghe, ngửi, nếm, sờ, cảm nhận, dự đoán. Với tôi, sống nghĩa là biết rõ các giác quan của mình đang hoạt động. Điều này tình cờ lại làm cho chúng ta trở nên sống động hơn!
  • Thích viết và luyện tập viết. Với cách học cũ, viết nghĩa là cực hình, khó nhọc, mệt mỏi, chán nản. Người học tập trưởng thành hiểu viết là hoạt động tư duy cao nhất, và viết khiến chúng ta thú vị và con người hơn bao giờ hết. Họ thích viết và luyện tập để viết tốt hơn.
  • Sáng tạo. Chúng ta ai cũng sáng tạo! Thử thiết kế những bảng biểu khác nhau để tài liệu hóa quy trình. Sử dụng màu sắc (trong túi bút của tôi lúc nào cũng có rất nhiều bút màu sáp) để làm nổi bật điều khiến bạn thích thú. Tôi thậm chí còn làm thơ. Tại sao không?
  • Chia sẻ, nhận phản hồi, chỉnh sửa, cập nhật. Đó là điều tôi nhấn mạnh ở sự chủ động của người học tập trưởng thành: tự kiếm đối tác cùng học tập và chia sẻ với họ quy trình của bạn. Cởi mở để tiếp nhận những điều mới và chớ vội kết luận bất kỳ điều gì – giữ cho bản quy trình của bạn luôn được cập nhật.

Mỗi người có cách học tập riêng của mình. Bạn có muốn chia sẻ cách bạn đang làm với việc tài liệu hóa quy trình không? Tôi rất tò mò để học thêm những phương pháp mới!

Comments
One Response to “[Reflection] Học tập suốt đời: Tài liệu hóa quy trình”
  1. soti59 says:

    Đúng thế. Viết giúp chúng ta định hình tư duy tốt hơn và ghi nhớ được nhiều hơn. Vật bất ly thân của tôi cũng là bút và giấy. Tuy nhiên, tôi vẫn cần phải học hỏi nhiều về cách gọi là “documentation” cho cả cuộc sống và công việc của tôi. Cảm ơn rất nhiều vì đã chia sẻ!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: